Funcionamiento de una Asociación

Una vez creada la Asociación, registrada su Acta Fundacional y sus Estatutos, y al margen de las obligaciones con Hacienda que se tratan en el apartado específico de Fiscalidad, la Asociación deberá llevar al día el Libro de Actas, el Libro de Socios y los Libros de Contabilidad, que se legalizan en el Registro Mercantil correspondiente (o ante notario).

Los Libros se pueden comprar en las papelerías y ya vienen preparados para poder ser legalizados en el registro. Sin embargo, también es posible llevar estos libros ayudándonos del ordenador. Para ello, deberemos legalizar hojas sueltas con numeración correlativa en el registro y utilizar posteriormente estas hojas para imprimir los libros a través de la impresora.
En el caso del Registro Mercantil, se podrán llevar, indistintamente, libros encuadernados u hojas sueltas, numeradas correlativamente, hasta un máximo de 500 por libro.
Estos Libros recogen los datos fundamentales de la vida de la Asociación, y son el referente legal ante terceros y ante los propios socios, de los acuerdos, composición, origen y destino de los recursos económicos de la Asociación, de ahí la importancia de tenerlos al día.
 
Libro de Actas

Se trata de un libro de hojas numeradas, donde se recogerán las sesiones de los órganos de gobierno de la Asociación, con especial referencia a los acuerdos adoptados. Su ordenación en el Libro será cronológica, y en caso de que dejásemos alguna hoja o parte de ella, sin escribir, la anularemos para evitar anotaciones que no respondan al desarrollo de las sesiones.
Los datos que deberá contener cada acta son los siguientes:
  • Órgano que se reúne
  • Fecha, hora y lugar de la reunión
  • Número de convocatoria (Primera o Segunda)
  • Asistentes (Datos nominales o numéricos)
  • Orden del día
  • Desarrollo de la reunión con los principales argumentos ligados a las personas que los defienden
  • Acuerdos adoptados
  • Sistema de adopción de los acuerdos y resultados numéricos
  • Firma de el/la Secretario/a y VºBº del Presidente/a
Las actas se deben recoger durante el desarrollo de las sesiones y presentarse en la siguiente reunión del órgano en cuestión para su aprobación, por lo que, normalmente, el primer punto del orden del día consiste en la lectura y aprobación del acta de la reunión anterior. (Descargar Modelo de Acta de Junta Directiva)
 
Libro de Socios

El Libro de Socios es un registro de las altas y bajas de socios que se van produciendo en la Asociación. En el formato que venden en las papelerías, consta de una serie de columnas para recoger los datos del socio, las fechas de alta y baja, el número de socio, etc., de manera que cada socio ocupará un fila. Como ya apuntábamos, puede resultar más sencillo llevar este control con herramientas informáticas, imprimiendo cada vez que tengamos completa una nueva hoja, en los folios legalizados por el Registro.
 
Libros de Contabilidad

Una novedad que establece en su Artículo 14 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación, es la necesidad de llevar por parte de todas las Asociaciones de llevar una “... contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes ...” , es decir, una contabilidad por partida doble y Analítica.
Esta obligación queda matizada en la Disposición Adicional tercera del Real Decreto 1497/2003, de 38 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Nacional de Asociaciones y de sus relaciones con los restantes registros de asociaciones, en la que se establece lo siguiente:
"DISPOSICIÓN ADICIONAL TERCERA. Régimen contable de las asociaciones.
1. Serán de aplicación obligatoria a las asociaciones declaradas de utilidad pública, siempre que procedan, las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos, aprobadas por el artículo 1 del Real Decreto 776/1998, de 30 de abril.
2. Reglamentariamente se desarrollará un modelo de llevanza de la contabilidad que podrá ser aplicado por las asociaciones que al cierre del ejercicio cumplan al menos dos de las siguientes circunstancias:
1.      Que el total de las partidas del activo no supere 150.000 euros. A estos efectos, se entenderá por total activo el total que figura en el modelo de balance.
2.      Que el importe del volumen anual de ingresos por la actividad propia más, en su caso, el de cifra de negocios de su actividad mercantil sea inferior a 150.000 euros.
3.      Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cinco."
Hasta la entrada en vigor de la nueva ley de Asociación, bastaba con llevar una contabilidad por partida simple si la asociación no estaba declarada de Utilidad Pública ni estaba dada de alta en el I.A.E.
Sin embargo, éste es un sistema que no sólo nos ofrece muy poca información económica para la toma de decisiones, sino que se puede quedar corto en caso de que la entidad esté dada de alta en algún epígrafe del Impuesto de Actividades Económicas o esté declarada de Utilidad Pública.
En el primer caso, es decir, con alta en el I:A:E, estaremos obligados por el Título III del Código de Comercio a llevar una contabilidad adaptada al Plan General Contable. Una asociación no declarada de Utilidad Pública no está obligada a llevar su contabilidad según las Normas de Adaptación del Plan General de Contabilidad y Normas de Información Presupuestarias de Entidades Sin Fines Lucrativos (aunque, de todas formas, es recomendable).
En el segundo caso, no será el Título II del Código de Comercio, sino la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo, por su Art. 3.8 , aplicable también a Asociaciones de Utilidad Pública, la que obliga a llevar una contabilidad según las Normas de Adaptación del Plan General de Contabilidad y Normas de Información Presupuestarias de Entidades Sin Fines Lucrativos.
 
Utilidad Pública

Podrán ser declaradas de Utilidad Pública las Asociaciones que cumplan los requisitos establecidos en el Artículo 32 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación:
“Artículo 32. Asociaciones de Utilidad Pública.
a. Que sus fines estatutarios tiendan a promover el interés general, en los términos definidos por el artículo 31.3 de esta Ley, y sean de carácter cívico, educativo, científico, cultural, deportivo, sanitario, de promoción de los valores constitucionales, de promoción de los derechos humanos, de asistencia social, de cooperación para el desarrollo, de promoción de la mujer, de protección de la infancia, de fomento de la igualdad de oportunidades y de la tolerancia, de defensa del medio ambiente, de fomento de la economía social o de la investigación, de promoción del voluntariado social, de defensa de consumidores y usuarios, de promoción y atención a las personas en riesgo de exclusión por razones físicas, sociales, económicas o culturales, y cualesquiera otros de similar naturaleza.
b. Que su actividad no esté restringida exclusivamente a beneficiar a sus asociados, sino abierta a cualquier otro posible beneficiario que reúna las condiciones y caracteres exigidos por la índole de sus propios fines.
c. Que los miembros de los órganos de representación que perciban retribuciones no lo hagan con cargo a fondos y subvenciones públicas.
No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, y en los términos y condiciones que se determinen en los Estatutos, los mismos podrán recibir una retribución adecuada por la realización de servicios diferentes a las funciones que les corresponden como miembros del órgano de representación.
d. Que cuenten con los medios personales y materiales adecuados y con la organización idónea para garantizar el cumplimiento de los fines estatutarios.
e. Que se encuentren constituidas, inscritas en el Registro correspondiente, en funcionamiento y dando cumplimiento efectivo a sus fines estatutarios, ininterrumpidamente y concurriendo todos los precedentes requisitos, al menos durante los dos años inmediatamente anteriores a la presentación de la solicitud.
2. Las federaciones, confederaciones y uniones de entidades contempladas en esta Ley podrán ser declaradas de utilidad pública, siempre que los requisitos previstos en el apartado anterior se cumplan, tanto por las propias federaciones, confederaciones y uniones, como por cada una de las entidades integradas en ellas.”
La declaración de Utilidad Pública por parte del Ministerio del Interior viene a suponer, además de un reconocimiento social de la labor de la entidad, la posibilidad de acogerse a una serie de beneficios fiscales y la capacidad de utilizar la mención "declarada de Utilidad Pública".
Sin embargo, para poder disfrutar de esos beneficios, es necesario cumplir una serie de requisitos establecidos en el Art. 3 de la Ley 49/2002, de 23 de diciembre, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo, y en otras disposiciones, como son:
·         Real Decreto 1740/2003, de 19 de diciembre, sobre procedimientos relativos a asociaciones de utilidad pública.
·         Real Decreto 776/1998, de 30 de abril, por el que se aprueban las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos y las normas de información presupuestaria de estas entidades.
·         Real Decreto 1270/2003 de 10 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento para la aplicación del régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo.
 
Obtención

Además de las condiciones necesarias establecidas en el Artículo 32 de la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación que reproducíamos en el punto anterior, A modo de resumen, podemos indicar que los requisitos mínimos para acceder a la declaración de utilidad pública son:
  1. Perseguir fines de carácter asistencial, cívico, educativo, científico, cultural, deportivo, sanitario, de cooperación para el desarrollo, de defensa del medio ambiente, de fomento de la economía social o de la investigación, de promoción de las voluntariado social o cualesquiera otros que tiendan a promover el interés general.
  2. Que su actividad no esté restringida a beneficiar a sus asociados, sino abierta a cualquier otro posible beneficiario que reúna las condiciones y caracteres exigidos por la índole de sus propios fines.
  3. Carecer de ánimo de lucro y no distribuir entre sus asociados las ganancias eventualmente obtenidas.
  4. Desempeño gratuito de los cargos por parte de los miembros de la junta directiva de la asociación.
  5. Contar con los medios personales y materiales adecuados y la organización idónea para garantizar el cumplimiento de sus fines estatutarios.
  6. Estar constituidas, en funcionamiento y dando cumplimiento efectivo a sus fines estatutarios, ininterrumpidamente y concurriendo todos los requisitos anteriores, al menos durante los dos años inmediatamente anteriores a la presentación de la solicitud.
Obligaciones derivadas de la declaración

Así mismo, de la declaración de Utilidad Pública se derivan una serie de obligaciones como son:
  • Rendir cuentas del ejercicio anterior
  • Presentar una memoria de actividades del ejercicio anterior
  • Facilitar a las Administraciones Públicas los informes que le sean requeridos en relación con ls actividades realizadas para el cumplimiento de fines
  • Aplicar las Normas de Adaptación del Plan General de Contabilidad y Normas de Información Presupuestarias de Entidades Sin Fines Lucrativos en el control económico.
En cualquier caso, para una mayor información del procedimiento es conveniente leer el Real Decreto 1740/2003, de 19 de diciembre, sobre procedimientos relativos a asociaciones de utilidad pública.
 
Obligaciones de Rendición de Cuentas

Las asociaciones declaradas de Utilidad Pública deben presentar o remitir, antes del día 1 de julio de cada año, al Ministerio del Interior o a la Comunidad Autónoma, entidad u organismo público, que hubiese verificado su constitución y autorizado su inscripción en el registro correspondiente.
El contenido de las Cuentas anuales que debe ser remitido viene definido en el Artículo 5 del Real Decreto 1740/2003, de 19 de diciembre, sobre procedimientos relativos a asociaciones de utilidad pública).
Así mismo, en el caso de las Asociaciones de Utilidad Pública de la Comunidad de Madrid, en circular del Registro de Asociaciones de 14 de febrero de 2.001, se establece que a los documentos anteriores se añadirá un certificado firmado por el Secretario, con el Vº Bº del Presidente, sobre aprobación de las cuentas por la junta de socios, así como un Balance de Sumas y Saldos a fecha del cierre del ejercicio para permitir una comprobación inicial de la congruencia de las cuentas anuales
Todos estos documentos deben ajustarse a las Normas de Adaptación del Plan General de Contabilidad para Entidades sin Fines Lucrativos, según se establece en el Artículo 5.2 del Real Decreto 1740/2003, de 19 de diciembre, sobre procedimientos relativos a asociaciones de utilidad pública.
El incumplimiento de la obligación de rendición de cuentas es causa automática de incoación de procedimiento de revocación de la declaración de utilidad pública (Artículo 7 del Real Decreto 1740/2003, de 19 de diciembre, sobre procedimientos relativos a asociaciones de utilidad pública.).
En cualquier caso, para una mayor información del procedimiento para la rendición de cuentas es conveniente leer los Artículos 5 y 6 del Real Decreto 1740/2003, de 19 de diciembre, sobre procedimientos relativos a asociaciones de utilidad pública..
 
 
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